En la organización de eventos, la comunicación juega un papel fundamental. A menudo, las empresas se centran en la logística y la ejecución, pero descuidan la importancia de una estrategia de comunicación sólida, especialmente en el ámbito online. Como agencia especializada en la comunicación y organización de eventos, hemos detectado algunos errores comunes que se deben evitar para garantizar una visibilidad exitosa de un evento. A continuación, te compartimos una guía con los puntos clave a considerar.
Publica fotos y vídeos inmediatamente, no días después
Uno de los errores más comunes en la comunicación de eventos es no publicar contenido multimedia a tiempo. Las fotos y los vídeos del evento deben compartirse en tiempo real o, al menos, poco después de que ocurran. El público que ha asistido o ha seguido el evento está más receptivo en los momentos inmediatos, cuando las emociones y el interés están más altos. Publicar contenido días después pierde el efecto de la inmediatez y disminuye el impacto de la comunicación. Nosotros hemos llegado incluso a encontrarnos eventos en los que, a pesar de haber fotógrafos y videógrafos, este contenido «se pierde» en el disco duro de algún responsable del evento, y jamás ven la luz.
Adapta fotos y vídeos a los formatos de Redes Sociales
Otro error usual es no adaptar el contenido multimedia a los formatos que las diferentes redes sociales exigen. Cada plataforma tiene sus características específicas, y lo que funciona en Instagram no necesariamente será efectivo en LinkedIn o Facebook. A la hora de crear el vídeo del evento, cada vez es más común ( y lógico), preparar una versión en vertical pensando en Shorts, TikTok o Reels, bien adaptando el vídeo horizontal, o bien creando uno específicamente ya que, en pleno 2025, no tiene mucha lógica publicar vídeos en horizontal en Instagram o TikTok. Asegúrate de que los vídeos tengan la duración correcta y que las imágenes estén optimizadas para cada red social en la que vayas a compartir contenido. Ah, y si ves al fotógrafo mucho rato con la cámara en horizontal, recuérdale que te haga algunas para Instagram. Esto maximizará el alcance y el engagement de tus publicaciones.
No olvides el evento pasados unos días
La comunicación no termina cuando el evento finaliza. La promoción debe abarcar tanto la fase previa como el post-evento. Antes del evento, es fundamental generar expectativa entre la audiencia, pero tras la conclusión, es igual de importante compartir contenido, menciones, ver los posts que otros usuarios o medios hacen y compartirlos… No hay nada peor que olvidarte del evento al día siguiente que se haya hecho, como pasa muchas veces, y más si es un evento recurrente. Esto ayuda a extender la conversación y mantener viva la relevancia del evento, generando más visibilidad a largo plazo.
Colabora con partners que tengan las redes sociales activas
Un aspecto que se pasa por alto es la importancia de contar con colaboradores y partners que tengan redes sociales activas y comprometidas. Esto amplifica el alcance de la comunicación y permite que el evento llegue a una audiencia mucho más amplia. Asegúrate de seleccionar marcas colaboradoras que tengan seguidores activos y que participen en la difusión del evento de manera efectiva.
Monitoriza el hashtag, no solo las menciones
Durante un evento, muchos se enfocan en monitorear solo las menciones directas a su cuenta, pero es igual de importante crear y monitorizar el hashtag oficial. Los asistentes y seguidores del evento pueden estar utilizando el hashtag en sus publicaciones, aunque no mencionen a la cuenta principal del organizador. Una buena monitorización del hashtag te permite interactuar con más usuarios, reforzar el engagement y responder en tiempo real a comentarios o preguntas.
Colabora estrechamente con el equipo de producción
La comunicación digital de un evento no está aislada de la producción física del mismo. Es crucial que los equipos de comunicación y producción trabajen de la mano. Esto asegura que el equipo responsable de comunicación tenga información en tiempo real de todo lo que sucede en el evento, antes, durante y después de su celebración, y pueda planificar mejor sus movimientos, aunque haya partes de la producción no le afecten directamente. Si surgen problemas, noticias, nuevos invitados o cancelaciones, haz que lo sepan al mismo tiempo que el resto del equipo, la coordinación evitará retrasos y errores en la difusión de contenido.
Ten preparadas las menciones a ponentes, influencers y patrocinadores
Planificar con antelación las menciones a los ponentes, influencers y patrocinadores es esencial para una comunicación fluida y efectiva. No esperes al último minuto para decidir a quién mencionar o etiquetar. Las personas que vaya a publicar en directo durante el evento (stories, tuits, etc), puede tener todos los @ en una nota en tu móvil, y si son varios los que van a publicar, y más si se hace desde el móvil, nada como un grupo de Whatsapp donde estén las menciones para que todos puedan verlas.
Conclusión
Una comunicación efectiva de eventos online requiere planificación, inmediatez y una ejecución meticulosa. Evitar los errores que hemos mencionado no solo aumentará la visibilidad y el éxito de tu evento, sino que también fortalecerá tu presencia digital y la relación con tu audiencia. En ByBarber Agency, trabajamos codo a codo con nuestros clientes para asegurarnos de que cada evento sea comunicado de forma estratégica y efectiva en todos los canales digitales.
